Lean bij OLYMPIA

Uitdaging

De diverse teams binnen Olympia hadden allemaal hun eigen uitdaging. Om te starten met Lean is het van groot belang om eerst de belangrijkste uitdagingen in kaart te brengen. Waar zijn zij mee aan de slag gegaan? 

Business Support Team Business Support streefde aan het begin van dit project naar verbeterde efficiëntie binnen hun taken.

Marketing & Communicatie In het team van Marketing & Communicatie was het een uitdaging om prioriteiten te stellen en meer controle en rust te krijgen over de dagelijkse werkzaamheden.

Grootzakelijk Team Grootzakelijk wilde inzichtelijk maken wat het rendement was van hun opleidingen voor hun grootste opdrachtgever. Als het opleidingstraject namelijk succesvol wordt doorlopen, dan gaat de kandidaat in dienst van de opdrachtgever. Bij niet geschiktheid moet het team een alternatieve opdracht vinden voor de flexkracht, wat niet wenselijk is voor zowel de flexkracht als Olympia. Werk aan de winkel dus!

MKB Voor de MKB Teams was het van belang om efficiënter te werken om zo meer vacatures te kunnen aanbieden aan werkzoekenden en zo ook het plaatsings ratio te verhogen.. Dit team werkt al met dagstarts, maar dat kan een stuk efficiënter. 

Specialties Team Specialties werd geconfronteerd met achterlopende groei die aangepakt moesten worden, terwijl de waardepropositie voor de klant enorm aanslaat. 

Nadat de uitdagingen helder op papier zijn geschreven, werd het tijd om met de oplossing aan de slag te gaan. 

Oplossing

Ieder team is na het definiëren van de uitdaging aan de slag gegaan aan de hand van een Lean proces. Hoe ze dat hebben gedaan? Dat lees je hier!

Business Support ging de uitdaging aan door een grondige aanpak te hanteren. Ze begonnen met het identificeren en definiëren van de specifieke problemen waarmee ze werden geconfronteerd. Daarin vond een reflectie op basis van ‘stop-change-continue’ plaats. Vervolgens voerden ze een diepgaande visgraatanalyse uit om de oorzaken van deze problemen te achterhalen en te begrijpen. Met deze inzichten in het achterhoofd begonnen ze verschillende oplossingen te verkennen en te testen om te zien welke het meest effectief waren bij het aanpakken van de geïdentificeerde problemen. Dit proces stelde hen in staat om een weloverwogen beslissing te nemen over welke aanpak het beste zou werken om de efficiëntie binnen het team Business Support te verbeteren.

Marketing & Communicatie nam een gestructureerde aanpak door eerst een grondige inventarisatie te maken van alle lopende werkzaamheden. Vervolgens werden deze taken aan het begin van iedere week ingedeeld en geprioriteerd met behulp van het Kanban-systeem, waardoor het team een duidelijk overzicht kreeg van wat er moest gebeuren en in welke volgorde. Door deze methode toe te passen, konden ze hun taken effectiever beheren en ervoor zorgen dat belangrijke zaken niet over het hoofd werden gezien, terwijl ze tegelijkertijd de algehele productiviteit en output van het team verbeterden.

Grootzakelijk Team Grootzakelijk pakte hun uitdaging aan door eerst de omvang van de problemen te kwantificeren en een diepgaande data-analyse uit te voeren. Door deze gegevens te verzamelen en te analyseren, konden ze patronen en trends identificeren die anders misschien verborgen zouden blijven. Vervolgens werden deze inzichten gebruikt om op maat gemaakte dashboards te creëren die het management in staat stelden om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en gerichte stuurmaatregelen te implementeren om de prestaties te verbeteren en de gestelde doelen te bereiken.

MKB De MKB Teams kozen ervoor om hun dagelijkse werkroutines te verbeteren door het implementeren van aangescherpte KPI's en visueel management in hun dagelijkse dagstarts. Door deze meetbare doelen en visuele hulpmiddelen te gebruiken, kregen ze snel inzicht in hun voortgang en prestaties, waardoor ze indien nodig tijdig konden bijsturen en hun efficiëntie op die manier konden verbeteren.

Specialties Voor Team Specialties werd het Business Model Canvas gebruikt als een instrument om zowel de huidige staat van het team als de gewenste toekomstige staat te analyseren. Dit stelden hen in staat om een duidelijk beeld te krijgen van hun huidige werking en om potentiële verbeterpunten en groeimogelijkheden te identificeren. Met deze inzichten konden ze vervolgens gerichte acties ondernemen om hun groeiambities te realiseren en hun operationele efficiëntie te verbeteren.

Zo is ieder team op een eigen manier aan de slag gegaan met het implementeren van Lean. Dat zien we graag!

Resultaat

Alle teams hebben Lean geïmplementeerd om hun uitdagingen en problemen op te lossen. Wat hen dat heeft opgeleverd? Dat lees je hier!

Business Support heeft aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd door de implementatie van een gestructureerd dagstartbord, inclusief belangrijke items zoals de mailbox, onboardings, reden van vertrek en openstaande enveloppen. Dit resulteerde in een betere grip op werkzaamheden, meer focus, verminderde onderbrekingen en een duidelijke toewijzing van taken, met minder oneigenlijke taken voor intercedenten.

Marketing & Communicatie heeft hun dagelijkse processen verbeterd, wat heeft geleid tot een beter inzicht in de werkinhoud en een tijdige en kwalitatieve oplevering van deliverables op basis van afgestemde prioriteiten. Efficiëntie en overzicht zijn de basis!

Grootzakelijk Team Grootzakelijk heeft positieve resultaten gezien met een stijging van het opleidingsrendement, waardoor ze goed gepositioneerd zijn om de samenwerking met de klant voort te zetten. Het team is nu beter in staat om het behaalde rendement aan te tonen en kan op basis van kwantitatieve inzichten bijsturen indien nodig.

MKB Team MKB heeft hun focus op de toekomst gericht door direct het jaarplan van 2024 als vertrekpunt te nemen en actief te sturen op het behalen van de gestelde doelen. Dit heeft geresulteerd in kortere en doelmatigere dagstarts, waarbij het eigenaarschap nu bij het team ligt.

Specialties Team Specialties heeft een stevige basis gelegd voor het groeiplan van 2024, met enkele quick wins zoals een betere overdracht naar het MKB-team en een duidelijkere taakverdeling binnen het team. Dit zal hen helpen om hun groeiambities te realiseren en hun operationele efficiëntie te verbeteren.

Lean is het geheime ingrediënt
Het doel van dit project? Elke dag een beetje beter worden in het bedienen van opdrachtgevers en flexkrachten naar zinvol werk. Masters in Lean was deze periode verantwoordelijk voor het kiezen van de juiste Lean aanpak, het trainen van de teams in de benodigde technieken en het empoweren van de teams om tot verbeterde processen te komen.

Uiteindelijk hebben alle teams het succesvolle resultaat zelf geboekt, daar mogen ze meer dan trots op zijn. Zo zie je maar, door in diverse teams kleine processen te verbeteren, wordt uiteindelijk het grotere proces in de gehele organisatie verbeterd. Lean is het geheime ingrediënt voor dit succes!